En guide för kommuner och offentlig sektor – Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) är ett gemensamt europeiskt nätverk för att skicka och ta emot elektroniska dokument, såsom e-fakturor, beställningar och leveransaviseringar. Nätverket är utformat för att skapa en enhetlig och säker infrastruktur för offentlig upphandling och affärskommunikation mellan myndigheter, kommuner och leverantörer – oavsett nationella gränser.

Allt fler kommuner och regioner i Sverige väljer att ansluta sig till nätverket för att effektivisera sin administration och uppfylla krav på digitalisering inom offentlig sektor. Vi är en etablerad partner som under många år har hjälpt kommuner, regioner och offentliga verksamheter med e-fakturering och digital orderhantering i samband med upphandling och inköp av trygghetslösningar.

Vad är Peppol?

Peppol är ett internationellt standardiserat nätverk som möjliggör säker och strukturerad elektronisk kommunikation mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. Systemet bygger på öppna standarder och är utvecklat för att förbättra effektiviteten och transparensen i offentliga inköp.

I Sverige är det Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som ansvarar för samordningen av Peppol inom den offentliga sektorn. Sedan april 2019 är det dessutom ett lagkrav att alla inköp från offentliga myndigheter ska kunna faktureras elektroniskt via detta nätverk eller likvärdig standard.

Vad är vår roll i nätverket?

Vi är inte en partner som implementerar Peppol-lösningar åt kommuner eller myndigheter. Däremot är vi som leverantör fullt anslutna till Peppol och kan skicka och ta emot elektroniska dokument via nätverket – exempelvis e-fakturor i Peppol BIS Billing 3.0-format – enligt gällande lagar och standarder.

Det innebär att vi kan delta i digitala upphandlings- och inköpsflöden från offentliga aktörer som använder Peppol, vilket förenklar och automatiserar kommunikationen mellan våra system och kundernas ekonomisystem.

Varför ska kommuner använda Peppol?

Offentliga organisationer står inför ökade krav på effektivitet, transparens och hållbar digitalisering. Genom att ansluta till detta nätverk kan kommuner och regioner ta ett stort steg mot en mer modern, automatiserad och kostnadseffektiv hantering av inköp och fakturor.

Fördelar med Peppol för kommuner:

Standardiserad och interoperabel kommunikation
Nätverket gör det möjligt att kommunicera elektroniskt med tusentals leverantörer i Sverige och EU – utan behov av skräddarsydda lösningar för varje aktör.

Säker överföring av dokument
Nätverket använder godkända accesspunkter (Peppol Access Points) som säkerställer att informationen är skyddad, spårbar och inte kan manipuleras under överföring.

Lägre kostnader och färre fel
E-fakturor och andra elektroniska dokument hanteras automatiskt, vilket minimerar risken för manuella fel, förlorade fakturor och onödiga administrativa kostnader.

Miljövänligt och hållbart
Digitala dokument sparar både papper, porto och tid – och är ett viktigt steg mot en mer hållbar offentlig sektor.

Följer lagkrav och direktiv
Användning av Peppol uppfyller EU-direktiv och svenska lagkrav om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling.

Digitalisering av offentlig sektor – en strategisk investering

Digitalisering är inte längre ett val, utan en nödvändighet för att möta framtidens behov inom vård, omsorg, infrastruktur och utbildning. Kommuner som digitaliserar sin fakturahantering och inköpsprocess sparar inte bara tid och pengar – de förbättrar också servicen till medborgarna och frigör resurser till kärnverksamheten.

Pan European Public Procurement Online är ett fundament i denna digitalisering. Genom att digitalisera hela kedjan – från beställning till leverans och betalning – får kommuner en bättre överblick över sina inköp, snabbare bokföring och mer effektiva revisionsprocesser.

Exempel: Så hjälper vi svenska kommuner

Vi är i dag upphandlad partner för flera kommuner och arbetar löpande med att förbättra flödena kring trygghetslarm, välfärdsteknik och e-fakturering. Med vår breda kompetens inom både teknik och offentlig upphandling är vi en trygg leverantör för kommuner som vill effektivisera och framtidssäkra sin verksamhet.

Vi hjälper inte bara till med teknik – vi är med och bygger strukturer som gör vardagen enklare för både ekonomer, upphandlare och verksamhetsansvariga.

Så hanterar vi Peppol i vår verksamhet

Som leverantör till offentlig sektor skickar vi redan idag e-fakturor och andra affärsdokument via detta nätverk. Våra interna system är integrerade för att fullt ut stödja detta, vilket innebär att våra kommunala kunder enkelt kan ta emot våra fakturor via sin valda accesspunkt – utan extra anpassningar.

Vi erbjuder:

Sammanfattning

Peppol är en viktig del av digitaliseringen inom offentlig sektor. Vi är en trygg och erfaren leverantör som följer gällande krav och standarder, och som kan kommunicera via Peppol-nätverket med samtliga upphandlande myndigheter och enheter.

Vi hanterar e-fakturor via Peppol – snabbt, säkert och enligt regelverk – så att våra kunder slipper manuella processer och kan fokusera på sin kärnverksamhet.